Обработка ваших данных: логика, границы, контроль

Какие данные мы получаем и откуда

Информация о вас попадает к нам тремя основными путями: через формы на сайте, во время переписки и в процессе выполнения заказа.

Данные при первом контакте

Когда вы заполняете форму обратной связи или запрашиваете консультацию, вы оставляете имя, адрес электронной почты, номер телефона. Иногда — должность, название компании, краткое описание финансовой задачи. Эти элементы позволяют нам понять контекст запроса и связаться с вами подходящим способом.

Данные в процессе работы

Если мы договариваемся о сотрудничестве, появляются дополнительные детали: юридический адрес вашей организации, реквизиты для договора, финансовые показатели, которые вы передаёте для анализа, структура капитала, планы развития. Всё это остаётся внутри защищённой рабочей среды и доступно только специалистам, участвующим в вашем проекте.

Технические записи

Когда вы посещаете наш сайт, сервер фиксирует IP-адрес, тип браузера, время визита, страницы, которые вы открывали. Эти данные помогают поддерживать стабильность работы ресурса, выявлять технические сбои, предотвращать несанкционированный доступ. Они не связаны напрямую с вашей личностью, но могут быть соотнесены с ней, если вы одновременно заполните форму связи.

Для чего мы используем полученную информацию

Данные обрабатываются строго в рамках целей, ради которых их собрали. Мы не занимаемся перепродажей баз контактов, не передаём списки клиентов рекламным платформам, не используем финансовые показатели ваших компаний где-либо за пределами конкретного проекта.

Коммуникация с клиентами

Ваш адрес электронной почты и телефон нужны для ответов на запросы, согласования деталей проекта, отправки готовых документов, напоминаний о встречах или дедлайнах. Мы не рассылаем рекламу без предварительного согласия и не передаём контакты третьим лицам для маркетинговых кампаний.

Выполнение юридических обязательств

Законодательство Бельгии требует хранить договоры, счета, платёжные документы в течение установленного срока — обычно семь лет. Эти записи могут понадобиться налоговым органам или в случае судебных разбирательств. Мы сохраняем их в защищённом архиве и предоставляем доступ только по официальному запросу.

Улучшение работы сайта

Технические логи помогают понять, какие разделы сайта работают медленно, где пользователи сталкиваются с ошибками, откуда приходит больше всего визитов. Анализ этих данных позволяет оптимизировать структуру, ускорить загрузку страниц, исправить неработающие ссылки.

Кто имеет доступ к вашим данным

Внутри Melorviae информацию видят только те сотрудники, которым она нужна для выполнения обязанностей. Финансовый аналитик работает с цифрами вашего бизнеса. Менеджер проекта знает контактные данные для координации. Бухгалтер обрабатывает реквизиты для выставления счетов. Остальной персонал доступа не имеет.

Внешние сервисы

Мы пользуемся несколькими инструментами, которые технически обрабатывают данные за пределами нашей организации:

• Хостинг-провайдер, на серверах которого размещён сайт и рабочие документы
• Почтовый сервис для отправки писем клиентам
• Платформа для видеоконференций, если встречи проходят онлайн
• Бухгалтерское программное обеспечение для ведения финансовой отчётности

С каждым из этих поставщиков заключены договоры, в которых прописаны обязательства по защите данных. Они не могут использовать вашу информацию для собственных целей, передавать её третьим лицам или хранить дольше необходимого.

Государственные органы

Иногда закон требует раскрыть определённые данные — например, по запросу налоговой службы или в рамках судебного разбирательства. В таких случаях мы передаём только ту информацию, которая указана в официальном требовании, и уведомляем вас об этом, если закон не запрещает такое уведомление.

Ваши права и способы их реализации

Законодательство о защите данных даёт вам несколько инструментов контроля над информацией, которую мы обрабатываем.

Доступ к данным

Вы можете запросить копию всех сведений, которые у нас хранятся о вас или вашей компании. Мы предоставим их в структурированном электронном формате в течение месяца после получения запроса. Если объём большой или запрос требует дополнительной проверки, срок может быть продлён ещё на два месяца — в таком случае мы сообщим об этом заранее.

Исправление неточностей

Если вы заметили, что какие-то данные устарели или содержат ошибки, сообщите нам. Мы внесём правки и, если эта информация была передана третьим лицам, уведомим их об изменениях.

Удаление информации

В некоторых случаях вы можете потребовать стереть ваши данные — например, если они больше не нужны для целей, ради которых собирались, или если вы отзываете согласие на обработку. Мы выполним это требование, если только закон не обязывает нас сохранять информацию дольше (например, для налоговой отчётности).

Ограничение обработки

Если вы оспариваете точность данных или считаете, что обработка незаконна, но не хотите полного удаления, можно запросить временное ограничение — мы сохраним информацию, но не будем её использовать до разрешения ситуации.

Возражение против обработки

В определённых обстоятельствах вы вправе возразить против использования данных — особенно если обработка основана на наших законных интересах, а не на договоре или законодательном требовании. Мы рассмотрим возражение и прекратим обработку, если не сможем продемонстрировать убедительные основания для её продолжения.

Переносимость данных

Если обработка происходит автоматизированно и основана на вашем согласии или договоре, вы можете запросить данные в машиночитаемом формате и передать их другой организации. Мы предоставим файл, который можно импортировать в другую систему.

Срок хранения и удаление данных

Мы не держим информацию вечно. Каждая категория данных имеет свой срок хранения, после которого они либо удаляются, либо анонимизируются так, что перестают быть персональными.

Данные активных клиентов

Пока проект в работе или договор действует, мы сохраняем всю необходимую информацию. Как только сотрудничество завершается, начинается отсчёт периода, в течение которого данные могут понадобиться для решения возможных споров или выполнения гарантийных обязательств. Обычно это три года.

Финансовые документы

Договоры, счета, платёжные поручения хранятся семь лет — таково требование бельгийского законодательства. По истечении этого срока документы уничтожаются безвозвратно.

Маркетинговые контакты

Если вы подписались на рассылку, но никогда не становились клиентом, ваши данные остаются в базе до тех пор, пока вы не отпишетесь или пока мы не увидим, что вы долгое время не открываете письма. В последнем случае мы можем отправить запрос на подтверждение интереса, и если ответа нет — удалим контакт.

Технические логи

Записи о посещениях сайта хранятся не дольше года. После этого они либо агрегируются в анонимную статистику, либо стираются.

Когда приходит время удалять данные, мы делаем это безвозвратно — стираем файлы с серверов, удаляем записи из баз данных, уничтожаем бумажные копии. Восстановление после этого невозможно.